Dalam ekonomi manajemen, perencanaan ialah proses mendefinisikan suatu tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Di dalam organisasi, Perencanaan adalah merancang terlebih dahulu stratak (strategi dan taktik) atau tindakan apapun yang akan di kerjakan dalam suatu kegiatan atau pekerjaan yang akan dijalankan, baik menentukan seperti apa kegiatannya, siapa yang berperan dalam kegiatan itu, dimana lokasi kegiatannya, kapan kegiatan akan dilaksanakan, mengapa kita mau melakukan kegiatan tersebut dan bagaimanakah proses kelangsungan kegiatan tersebut. Di sinilah fungsi perencanaan dalam manajemen baik di organisasi atau di manapun kita tidak akan terlepas dari yang namanya sebuah perencanaan. Membuat suatu perencanaan ini titdak akan terlepas dari 5w + 1H, yaitu : what, who, where, when, why dan how.
Sebuah Perencanaan ini dapat berupa perencanaan formal dan perencanaan informal. Perencanaan formal ialah rencananya itu tertulis yang harus disepakati dan dilaksanakan suatu organisasi dan biasanya merencanakannya pun tidak individual tetapi merencanakannya dengan bersama-sama didalam suatu organisasi tersebut. Sedangkan perencanaan informal ialah rencananya itu tidak tertulis dan juga bukanlah tujuan bersama dalam organisasi, biasanya perencanaan informal ini bersifat individual.
A. Definisi Perencanaan Menurut Para Ahli
Para ahli banyak sekali yang mengemukakan pendapatnya tentang definisi perencanaan, pendapat para ahli tentang mendefinisikan perencanaan ini sangat berpariatif, antara lain :
Menurut Beishline (1957), menjelaskan bahwa perencanaan yaitu menentukan apa yang harus dicapai (menentukan waktu secara kualitatif), dan ila hal itu harus dicapai, dimana hal itu harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai, siapa yang bertanggung jawab, mengapa hal itu harus dicapai.
Menurut Roger A. Kauffman (1972), mengungkapkan perencanaan adalah proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dan menetapkan jalan serta sumber yang diperlukan untuk seefisien dan seefektif mungkin.
E. Mc. Farland dalam bukunya “Supervision Management” bertuliskan bahwa perencanaan adalah suatu keaktifan pimpinan untuk meramalkan keadaan yang akan datang dalam mencapai harapan, kondisi dan hasil yang akan datang.
Dari definisi diatas dijelaskan bahwa perencanaan itu sangatlah penting karena proses perencanaan itu adalah sangatlah menentukan terhadap apa yang kita harapkan atau yang mau kita lakukan. Dan juga seorang pimpinan itu haruslah mampu untuk merencanakan segala sesuatu yang akan terjadi, baik sesuatu yang baik ataupun yang kurang baik.
B. Membuat Perencanaan yang baik
Untuk membuat perencanaan yang baik, kita harus mampu melakukan berbagai macam tindakan. Antara lain :
1. Memuat beberapa hal penjelasan
Untuk membuat perencanaan yang baik harus bisa memuat beberapa hal penjelasan, antara lain :
- Penjelasan dan perincian kegaitan yang dibutuhkan, sumber daya apa yang harus diperlukan dalam melaksanakan kegiatan tersebut agar apa yang menjadi tujuan bisa dihasilkan.
- Pejelasan mengapa rencana itu harus dilakukan aau dikerjakan dan mengapa tujuan tertentu harus dicapai.
- Penjelasan tentang lokasi secara fisik dimana rencana tindakan itu harus dilakukan sehingga tersedia fasilitas sumber daya yang dibutuhkan.
- Penjelasan tentang kapan dimulainya tindakan dan kapan selesainya tindakan itu disetiap unti organisasinya dengan menggunakan standar waktu yang telah ditetapkan dalam untinya.
- Penjelasan tentang para petugas yang akan mengerjakan pekerjaannya baik mengenai kualitas dan kuantitas yang dikaitkan dengan standar mutu.
- Penjelasan secara terperinci tentang teknik-teknik mengerjakan tindakan yang telah ditetapkan, sehingga tindakan yang dimaksud akan dapat dijalankan deangan benar.
2. Melakukan beberapa macam proses perencanaan
Dengan dapat melakukan beberapa macam proses perencanaan, akan dapat pula membuat suatu perencanaan yang baik pula, beberapa macam proses tersebut antara lain :
Pendekatan perkembangan yang menguntungkan (profitable Growth Approach)
Sudah sama-sama kita ketahui bahwa masyarakat negara kita ini semakin hari semakin berkembang, seiring dengan berkembangnya zaman yang semakin modern. Dengan semakin berkembangnya kedaan zaman ini membuat mulainya ketidak seimbangan sarana dan pra sarana kebutuhan masyarakat. Proses perencanaan tersebut dapat dilakukan dengan menganalisa sarana dan pra sarana yang dimiliki, kemudian menyatukannya dengan kebutuhan di masyarakat sehingga akan nampak kemungkinan apa saja yang dibutuhkan, mencari solusi yang terbaik dan perkembangan yang diperoleh akan menguntungkan bagi lembaga.
Pendekatan SWOT (Strength, Weaknesses, Opportunity, Treath)
Sangat penting untuk melakukan sebuah perencanaan, tetapi kita untuk tidak asal melakukan suatu perencanaan, kita harus mampu menganalisa hal apapun dari yang terkecil sekalipun. Faktor-faktor yang harus di analisa ini menyakut kelebihan atau kekuatan (Strength) yang dimiliki, kelemahan (weaknesses), segala kemungkinan kesempatan yang akan terjadi (opportunity), dan tantangan apa saja yang sekiranya akan menghadang (treath).
C. Kegunaan atau fungsi perencanaan dalam manajemen
Ada beberapa Fungsi perencanaan dalam manajemen yang sangat menguntungkan bagi kita, antara lain :
- Untuk membedakan arah dari setiap kegiatan dengan jelas sehingga haasil diperoleh bisa seefektif dan seefisien mungkin.
- Untuk mengevaluasi setiap tujuan-tujuan yang telah dilakukan sehingga penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dapat dihindari lebih awal.
- Memudahkan pelaksanaan kegiatan untuk mengidentifikasi hambatan-hambatan yang mungkin mincul sehingga lebih waspada dan dapat diselesaikan dengan cepat.
- Menghindari pertumbuhan dan perkembangan yang tidak terkendali.
D. Tujuan perencanaan
Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan tentang tujuan perencanaan, yaitu :
- Untuk memberikan pengarahan baik buat manajer maupun karyawan non manajerial.
- Untuk mengurangi ketidak pastian
- Untuk meminimalisir pemborosan
- Untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusian.